Forside
Genskab dokumenter i eDOCS med Admin Portal
- Om Admin Portal
- Recover Manager
- Unlock Manager
- Document Info Manager
- Doc Access Manager
- Folder Access Manager
Værktøjer til eDOCS DM admins og helpdesk
Vi har udviklet en række administratorværktøjer til eDOCS DM, der letter hverdagen for systemadministratorer og helpdesk. Admin Portal er en web-baseret ramme omkring 5 programmer, der gør det nemt at genskabe og administrere dokumenter i eDOCS DM på en sikker måde:
1. RECOVER MANAGER - genskab et dokument hurtigt og få sporet historikken
2. UNLOCK MANAGER - helpdesk eller en udpeget bruger kan låse et dokument op
3. DOCUMENT INFO MANAGER - spor kritisk information og metadata
4. DOCUMENT ACCESS MANAGER - kontroller sikkerhed på dokumenter arkiveret af deaktiverede brugere
5. FOLDER ACCESS MANAGER - skift Author eller Doc.Owner på mapper arkiveret af deaktiverede brugere
Admin Portal tilgås via Microsoft AD login eller eDOCS brugeradministrationen. Man ledes gennem en guide med sikkerhedskontrol og autorisation hver gang. Når det ønskede dokument er fundet, er kun dokumentets metadata tilgængelige - der er ingen adgang til selve dokumentindholdet.
Læs mere om alle Admin værktøjer på de næste faner, og hent produktbeskrivelser på dette link
Recover Manager: Gendan mistede dokumenter i eDOCS
Gendan nemt dokumenter fra din DM-installation i en elegant og brugervenlig UI.
Mistede dokumenter kan hentes fra flere gendannelsespunkter. Systemet opretter et shadow repository for alle gendannelsespunkter og sletninger i dokumentskabelses- og brugsprocessen. Brugergrænsefladen giver adgang til gendannelsespunkterne og gendanner de valgte versioner tilbage til eDOCS. Dette kan spare dig for et hav af arbejdstimer!
Så ønsker man at genskabe en tidligere version af et bestemt dokument, er Recover Manager løsningen. Indtast ticket number og supporten kan spore historikken på dokumentet. I søgefunktionen kan der søges på dokumentnummer, navn, forfatter eller dato.
Unlock Manager: Central funktion til låste eDOCS dokumenter
I et eDOCS miljø kan dokumenter blive låst enten med vilje, eller ved en fejl, eller hvis en kollega eksempelvis har lavet et "check out" på det og er taget på ferie. I andre tilfælde er dokumentet måske uheldigvis bortkommet på grund af en fejl på serveren.
Unlock Manager er et system, der giver helpdesk eller en udpeget bruger adgang til en central oplåsningsfunktion. Det giver mulighed for at gå bagom, søge efter dokumentet og anmode om at få det låst op. Helpdesk eller den udpegede bruger kan ikke læse indholdet i dokumentet, kun låse op.
Alle operationer logges.
Document Info Manager: Udvidet eDOCS dokumentinformation
I de tilfælde hvor brugeren ikke ved, hvorfor eller hvornår et dokument er blevet slettet, kan man bruge Document Information Manager. Her fås udvidet information om dokumentets metadata, og man kan se, hvem der har adgang til det.
Det kan også være, man ikke kan slette et dokument som ønsket, og her redegør Document Info Manager for, hvor det nøjagtig er koblet i eDOCS. Måske ligger det i en mappe, brugeren ikke har adgang til at fjerne noget fra.
Dette værktøj er til stor hjælp for helpdesk personale i supportprocessen.
Document Access Manager: Find eDOCS dokumenter arkiveret af deaktiverede brugere
Når en eDOCS bruger forlader virksomheden, bliver brugeren deaktiveret i systemet. Det giver problemer i de tilfælde, hvor kun denne bruger havde adgang til specifikke dokumenter og andre medarbejdere får brug for at kunne tilgå dem. Kun en eDOCS administrator kan gå ind og ændre sikkerhed og adgang til dokumenterne, men med Document Access Manager, kan nu også helpdesk klare opgaven via Admin Portal.
Vi har udviklet denne funktionalitet for at lette arbejdet for eDOCS supportere. Lig vores øvrige eDOCS værktøjer er Document Access Manager baseret på et reelt behov og ønske fra vores kunder. Nu kan helpdesk gennem en enkel proces gå ind og håndtere adgang til dokumenterne fra de deaktiverede brugere. Endda flere dokumenter på én gang. Det er tidsbesparende og ligetil.
Folder Access Manager: Find eDOCS mapper med deaktiveret Author/Doc.Owner
eDOCS dokumenter nedarver automatisk rettigheder fra sikkerhedsindstillingerne på den mappe, de er gemt i. Hvis en eDOCS bruger deaktiveres og stadig står som Author eller Doc.Owner på en mappe, vil dokumentprofilen fejle. Eksempler på scenarier:
1. Den deaktiverede bruger er både Doc.Owner og Author på den valgte mappe: Den nye bruger der vælges, vil blive tilføjet som både Author og Doc.Owner til dokumentprofilen.
2. Den deaktiverede bruger er Doc.Owner, men Author indeholder en anden aktiv bruger: Doc.Owner-feltet ryddes (Doc.Owner er ikke et obligatorisk felt og kan stå tomt).
3. Den deaktiverede bruger er Author, men Doc.Owner indeholder en anden aktiv bruger: Den nyvalgte bruger bliver tilføjet som Author.
Folder Access Manager giver support teams mulighed for nemt at finde og ændre profileringen på de mapper, der er sat til deaktiverede brugere.
