Filanalyseprogram, der identificerer og analyserer indhold|hjælper dig med at overholde GDPR

Bliv klar til GDPR med OpenText™ File Intelligence

6OopenText File Intelligence hjælper dig med at overholde GDPR i din virksomhed

Identificer og beskyt personfølsomme data

OpenText™ File Intelligence er et avanceret filanalyseprogram, der scanner alle virksomhedens IT-systemer og platforme for specifikke oplysninger. Det giver et klart overblik over, hvor personrelaterede data ligger gemt, og programmet hjælper dig til at overholde de krav, der er til persondatafordningen (GDPR).

Der kan opsættes avancerede filtre og kategoriseringer til at holde skarpt øje med placeringer og sikkerhed på dokumenter med personfølsomme data. Processerne kan helt eller delvist automatiseres, så løsningen sikrer daglig kontrol af at GDPR-reglerne overholdes.

Ved korrekt opsætning kan programmet advare i tide om de handlinger, der bør foretages i forbindelse med personfølsomme data. Indekseringen giver overblik - men ikke nødvendigvis reel adgang - til de aktuelle dokumenter. Sikkerheden holdes derved intakt.

Hos MIRANDA Partners står vi klar til at hjælpe din virksomheds GDPR-ansvarlige med opsætning af OpenText™ File Intelligence. Herunder, i praksis, at implementere de politikker, der skal gælde for netop jeres organisation. Systemet kan tilpasses den nuværende; såvel som den kommende lovgivning omkring persondata.

Kontakt os om GDPR og sikring af data

Trin 1: Skræddersyede søgninger og indekseringer

OpenText™ File Intelligence har en 3-trins fremgangsmåde, der giver adgang til overblik, indblik til kategorisering og handlingskraft gennem automatisering.

Sådan får du dataoverblik
Skræddersyede søgekriterier sættes op i programmet, og første skridt i processen er en metadataindeksering, der giver overordnet indsigt om fx dokumentnavne, forfatter, dato for redigering, hvor gammelt dokumentet er m.m.
Næste skridt er en fuld tekstindeksering, der gennemsøger teksten inde i selve filerne og kaster lys over detaljerne. Filindhold kan identificeres overalt på organisationens IT-systemer. OpenText™ File Intelligence er let at bruge, og du hjælpes til at kunne ajourføre kilder, der ikke hidtil har været under administration (såsom fildelinger, e-mails osv.)

Eksempel
Det er almindeligt, at en virksomhed har forskellige fildrev. Nogle personlige drev og nogle fælles på eks. en Microsoft filserver. Virksomheden har selvfølgelig også et e-mailsystem (fx MS Outlook), måske en SharePoint portal, et DMS-system og et økonomisystem. Det er på tværs af alle disse platforme, OpenText™ File Intelligence kan gå ind og indeksere data på bestemte forespørgsler. Systemer af ældre dato, der ikke som standard giver adgang til data, kan få adgang via en specialudviklet ”Connector”.

Kontakt os og hør mere om dette værktøj, der er en del af løsningen.

Overhold GDPR med OpenText File Intelligence

Funktionerne i OpenText File Intelligence
OopenText File Intelligence hjælper dig med at overholde GDPR i din virksomhed

Trin 2: Opsætning af kategorier, politikker og klassifikationer

I andet trin opsættes kategorier og forretningsspecifik klassificering og tagging fra analysen og den dybdegående indeksering. Lav fx en klassificering, der registrerer alle steder, hvor CPR-numre er noteret, eller hvor data vedrørende lønforhandlinger, kundekontrakter, sygefravær eller andre personlige forhold står registreret.

Styringsklassifikationer kan standardiseres på tværs af forskellige indholdskilder, såsom fildelinger og Sharepoint®. OpenText™ File Intelligence bruger én samlet grænseflade til al systemadministration. Det omfatter planlægning, brugeradministration og politikker for at skabe en problemfri afvikling.

Rapporter, der visualiserer dataindsigten
Med baggrund i den grundige indeksering, kan der opsættes rapporter, som giver et hurtigt overblik og visualiserer dataindsigten. Rapportering og oversigt over hændelser og fund af kriterier kan anvendes til at tage nødvendige beslutninger om tilretning af mønstre eller direkte handling.

Eksempel
Individuelle regler kan opsættes for fx ansøgninger, personaleoplysninger, syg-domsoplysninger og disciplinærsager. Reglerne opsættes i overensstemmelse med, hvad den enkelte HR medarbejder eller andre må have adgang til af oplys-ninger i systemerne. Disse kan således ikke tilgå dokumenter med klassificeret personfølsomt indhold, hvis der er opsat restriktioner for disse.

Overhold GDPR med OpenText File Intelligence

 

Trin 3: Hurtig handling på informationer og advarsler

OpenText™ File Intelligence har sørget for overblik over fortrolige data, og giver dig nu mulighed for at sikre kritisk og værdifuldt indhold, så GDPR-kravene kan overholdes. Du kan hurtigt reagere på relevante poster og filer, der er identificeret. Fx kopiering af filer til overførsel eller flytning af klassificeret indhold til andre sikre steder. Handlingen kan også være at slette sikkert og forsvarligt ind-hold, der ikke er tilpasset virksomhedens politik, eller som ikke længere har no-gen forretningsværdi.

Eksempel
En chef skriver en skriftlig advarsel til en medarbejder, og skrivelsen indeholder oplysninger som årsag, konsekvens mv. I trin 2 er der opsat regler for, at disciplinærsager aldrig må gemmes på et åbent fildrev. Skulle chefen ved en fejl gemme dokumentet på et åbent drev alligevel, fjerner systemet det automatisk og lægger det over på et lukket. Desuden giver systemet involverede parter besked, så disse kan foretage de nødvendige handlinger efterfølgende.

Kontakt os i dag om OpenText™ File Intelligence. Vi står klar til at hjælpe dig! 

Funktionerne i OpenText File Intelligence

Kontakt MIRANDA Partners

Opsummering af dine fordele

OpenText™ File Intelligence sørger for:

• Identificering af filindhold - hvor som helst på din virksomheds netværk
• Varsler GDPR-handling baseret på type og klassificering af indhold
• Beskytter personlige oplysninger gennem automatiserede politikker
• Indekserer indhold og måler risici ved at sørge for information til at I sikrer GDPR-overholdelse
• Connectors forbinder selv ældre systemer med OpenText™ File Intelligence
• Frigiver tid ved at eliminere manuelle opgaver for administrator
• Skaber vished for at GDPR-regler bliver efterkommet

Kontakt os meget gerne enten ved at ringe på +45 7020 3525 eller benytte vores kontaktformular ved at klikke på knappen herunder.

Vi ser frem til at høre fra dig!

Kontakt os

Kontakt MIRANDA Partners - vi er klar til at hjælpe med overholdelse af GDPR